先看你的預約屬於哪一種
預約系統怎麼選，要看你的規則有多複雜。大致可以分成三種情況：
| 情況 | 常見例子 | 適合的做法 |
|---|---|---|
| 一個人、服務種類少 | 美甲師、諮詢師、家教 | Google 日曆預約或免費工具 |
| 多位服務人員、規則標準 | 髮廊、小型工作室 | 月租預約系統 |
| 規則特殊、要跟會員方案綁在一起 | 多分店場館、時數制課程 | 自己做一套 |
多數小店落在前兩種，先用現成的，把時間留給客人就好。
現成系統適合的情況
規則標準、預算有限、想這個月就開始用，月租系統是合理的選擇。申請帳號、設定服務項目和時段，很快就能開放預約。
簽約前看三件事：
- 月費算三年是多少，人數或分店增加後會不會加價
- 抽成或金流手續費怎麼算
- 不續約時，會員和預約資料能不能完整匯出
第三點最常被跳過。凝聚運動顧問找我們時，起因就是原本的預約系統合約到期，會員購課、預約、教練排班和主管報表都要搬家。
這四種需求，現成系統常常卡住
下面四項都來自凝聚的實際需求。你的需求有兩項以上落在這裡，就值得問問看自己做要多少錢。
時數包與共享時數
會員買的是時數，還要跟子帳號共用同一包時數。現成系統多半用堂數或點數計算，共享時數要另外想辦法。
容量要跨課程計算
一對一、工作坊和團課排在同一層樓，每堂課各設上限的話，加起來會超過場地容量。凝聚用「時段 × 樓層工作位」來算，做法寫在這篇容量計算。
教練排班要送審
教練排班送主管審核，系統同時檢查雙週變形工時。排班和預約在同一套系統裡，調班時才看得到會影響哪些會員。
多分店共用後台
凝聚的台北旗艦店和板橋創始店共用一套後台，會員、教練、主管和管理員各有自己的畫面，能改的資料也不同。
自己做要準備什麼
自己做的費用是一次性的開發費，加上每年的主機和維護。費用看角色、畫面、串接和驗收條件，這篇有拆開說明。範圍明確、資料備齊的第一階段，通常可以排在一到三個月內上線。
動工前要準備的有：
- 現在的預約規則，包含取消、改期和候補怎麼處理
- 金流帳號：綠界或 LINE Pay 都要先過審核，審核時間另外算
- 舊系統能匯出的會員與購課資料，搬移方式見這篇
- 要不要用 LINE 登入和通知，開工前先決定，見這篇
自己做的好處是規則可以照現場調整，也沒有合約到期的問題。上線前把程式碼、資料庫和部署帳號的交接寫進合約，清單在這裡。
換系統前都要先做的事
不管買現成的還是自己做，從 LINE 和 Excel 換到系統之前，這幾件事都要先整理：
- 服務項目與時長：每一項要多久，前後要不要留準備時間
- 人員班表：誰可以接哪一種服務，休假怎麼登記
- 取消與改期規則：幾小時前可以取消，遲到或沒來怎麼算
- 付款方式：現場付、訂金，還是買方案扣時數
- 客人怎麼知道要改用系統：預約連結放在 LINE、IG 和官網哪裡
這份整理做完，再去試用系統，很快就看得出哪一家做得到。規則寫不出來時，系統也幫不上忙，先把規則定下來比挑系統重要。
上線當週建議新舊並行。已經排好的預約先留在舊的方式，新預約走系統，櫃台每天核對一次，確認沒有漏掉再完全切換。預約頁放在哪裡也會影響使用率，可以看這篇聯絡入口的做法。
用三個問題做決定
- 你的預約規則，現成系統的設定做得到嗎？先拿兩家試用，把最麻煩的一種情況實際跑一次。
- 算三到五年的總花費，月費加抽成，跟一次開發加維護比一比。
- 合約到期或想換系統時，資料帶得走嗎？
第一題做得到、資料也帶得走，就用現成的。第一題卡住，或者你已經在用 Excel 補系統做不到的部分，再來評估自己做。
不確定的話，先傳規則給我們
在 LINE 傳一段你們現在的預約流程，或一張排班表的截圖，我們約 30 分鐘需求訪談，這段不收費。現成系統夠用的話，我們會直接跟你說。
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