系統導入・報價與規劃

客製化系統開發費用怎麼估？報價前我們會問的事

同一份需求拿去問兩家公司，報價可能差很遠，多半是因為雙方想像的系統範圍不一樣。我們估價看四件事：有幾種角色、要做幾個畫面、要串接哪些對象，以及怎樣才算驗收通過。下面說明每一項怎麼影響費用，還有報價前我們會問你的事。

報價從這四件事估出來

客製化系統沒有定價表，費用要看工作量。我們估價時會把需求分成四塊來看，每一塊各自估，有些看起來很小的需求，估下去才發現牽動好幾個畫面。

先看角色。一套系統裡，會員、第一線員工、主管和管理員看到的畫面不一樣，能修改的資料也不一樣。每多一種角色，就多一組畫面要做，也多一組權限要測。櫃台能不能看到另一間分店的營收，主管能不能刪除會員資料，這些都要一條一條決定，上線前再一條一條驗證。

再來是畫面數。後台一張會員列表，只要能瀏覽的話花不了多少時間；要能搜尋、篩選，還要能匯出 Excel，工作量就往上加。表單也是，欄位越多、檢查規則越多，做和測的時間都會拉長。我們會把畫面一個一個列出來，寫上每個畫面要做到的事，所以畫面的數量和複雜度都會反映在報價裡。

第三塊是串接對象，通常也最難估。我們常做的串接有這幾類：

每一項串接都要照對方的規則走，也要處理出錯的情況。拿付款來說，付款失敗、客人付到一半把頁面關掉，系統都要有對應的處理；金流商的付款結果通知沒送到時，訂單狀態也要有辦法補正。舊資料搬移常比預期花時間，同一位會員在舊系統裡有兩筆資料、電話號碼的寫法前後不一致，這些都要在搬之前整理好。

最後是驗收條件，也就是做到什麼程度算完成。「會員可以線上付款」是一句需求，驗收條件要寫成能實際操作檢查的樣子，例如：會員用 LINE Pay 付款成功後，後台的訂單狀態變成已付款，會員在 LINE 收到付款通知。條件寫得越具體，我們估得越準，你驗收時也有明確的東西可以對照。

估價前會先做需求訪談。訪談時拿你們現在實際在用的表單或 Excel 來講，會比口頭描述好懂很多。

我們會先問誰在用這套系統。這裡想知道的是角色和使用情境，例如櫃台一天要開幾次後台、會員多半用手機還是電腦。使用頻率高的畫面，操作步驟就要盡量少。

接著問資料從哪裡來。有的資料是會員自己填的，有的是員工從 LINE 對話裡一筆一筆抄進 Excel 表格。來源不同，串接和搬移的做法就不同，從舊系統匯出的檔案還要另外看格式。

然後請你指出現在哪一段最花時間。那一段的步驟最好從頭講一遍，誰傳訊息給誰、資料抄到哪裡，都講出來。知道時間花在哪裡，我們才能判斷系統該先處理哪一段。

要給我們看真實資料的話，可以先把姓名、電話這類敏感欄位遮起來。我們看的是欄位和流程，不需要看到個人資料。

訪談之後，我們會整理一份需求書，列出每一種角色會用到的畫面，以及每個畫面上的功能。需求書裡會寫驗收條件，也寫明這次不包含哪些項目。

不包含的項目常被跳過，後面的爭議卻多半出在這裡。舉例來說，需求書寫了「會員可以線上付款」，就要一併寫明退款怎麼處理：是在系統後台按一個按鈕退款，還是由店家登入金流商的後台自己操作。前者要另外串接、另外測試，費用也不同。這種地方事先寫明，開發到一半就不會冒出「我以為有包含」的落差。

報價會照階段拆開，每個階段做哪些畫面和功能、費用多少，分開列出。你可以先看到第一階段上線時能用到哪些功能。

開發從最常用的流程開始做。以預約制的店家為例，通常會先做會員預約和後台的預約管理，報表這類功能排在後面。每一階段做完都會放上測試站，你實際操作過、確認沒問題，再進到下一階段。

付款也跟著驗收走，可以分期付款、分階段驗收。每一期款項對應哪個階段，報價時就一起寫好。

金流和電子發票的串接要另外說明。這兩種服務都要先經過第三方審核，綠界和 LINE Pay 會審核商店資料，電子發票也要先完成申請。審核要多久不在我們能控制的範圍，所以申請時間另外計算，不算進開發時程。比較好的做法是確定要做之後就提出申請，審核和開發同時進行。

最後是上線與交接：正式部署、匯入資料之後，再教員工操作。建議你在上線前後挑幾位熟悉的會員，到後台把資料對一遍，有出入當下就能處理。

你正在評估做一套系統的話，可以在 LINE 傳一段你們現在的作業方式給我們，用文字寫幾句就好；或是傳一張最常用的表單截圖。收到後我們約 30 分鐘的需求訪談，這段不收費。談完之後，你會比較清楚這套系統要包含哪些東西，拿到其他家的報價時，也比較知道差在哪裡。

傳一段你現在的作業方式，或一張常用表單的截圖，先談 30 分鐘需求訪談，不收費。