舊資料怎麼搬進新系統？從 Excel 整理到上線核對

先整理重複和寫法不一致的資料

舊資料常見的問題是重複。同一位會員在舊資料裡有兩筆，可能是換過電話重新登記，也可能是兩位員工各建了一筆。這兩筆原封不動搬進新系統，會員的購買紀錄和剩餘點數會分散在兩個帳號裡，會員來問的時候，櫃台查到的只有其中一筆。

合併之前，先決定以哪一筆為主，再把另一筆的紀錄併進來。哪兩筆是同一個人，有時要靠店裡的人判斷，同名同姓的不一定是同一位，電話不同的也可能是同一位。

電話號碼的寫法也要統一。同一份 Excel 裡，有的電話中間加了分隔符號，有的前面寫了國碼，還有一種情況是 Excel 把電話當成數字，開頭的 0 不見了。新系統如果用電話找會員，寫法不一致就會找不到人，匯入前要先改成同一種格式。

日期也一樣，西元年和民國年可能混在同一欄裡，有些日期在 Excel 裡還被存成文字。購買日和到期日這類欄位要統一格式，不然到期日算錯，影響的是會員的權益。

欄位先對應好，對不上的要做決定

搬之前，先把舊資料的每一個欄位，對應到新系統的欄位。舊 Excel 的「手機」對新系統的「電話」，這類一看就知道的對應很快。花時間的是對不上的欄位，每一個都要決定留下、合併，還是捨棄。

舉例來說，舊表格有一欄「備註」，裡面混著生日、喜好和其他事項，新系統有專門的生日欄位，就要把生日從備註裡拆出來。舊資料有一欄「介紹人」，新系統沒有對應的欄位，就要決定捨棄，或是在新系統加一個欄位。決定捨棄之前，先問平常在用這份資料的人，確認以後用不到。

對應的結果可以整理成一張表，左邊寫舊欄位，右邊寫新欄位和處理方式，雙方確認過再開始搬。搬完之後發現哪個欄位怪怪的，也能回頭查當初是怎麼處理的。

點數和剩餘時數要特別核對

跟錢有關的數字要特別小心，例如剩餘點數和剩餘時數。這些數字搬錯了，少了，會員會來問；多了，可能沒有人發現，店家就默默吸收了損失。

核對時，可以先把舊資料裡所有會員的剩餘點數加總，匯入新系統之後再加總一次，兩個數字要一樣。總數對了，還要挑幾位會員逐筆看，兩位會員的點數如果互換，總數還是一樣。

有使用期限的點數或課程，到期日要一起搬過來。到期日沒搬好，系統可能把還能用的點數判斷成已經過期，會員來上課時才發現被擋下來。

先拿一小部分資料試匯入

整理好之後，先挑一小部分資料試匯入，確認新系統裡的顯示和計算都正確，再把剩下的搬過去。挑的時候不要只挑整齊的資料，合併過的會員和有剩餘點數的會員，都要放幾筆進去。

試匯入發現問題，就回頭修改整理的規則，從原始資料重新整理一次，不要直接在新系統裡一筆一筆手動改。手動改過的地方沒有留下紀錄，正式搬的時候，同樣的問題會再出現一次。

搬資料前後要注意的事

舊系統或 Excel 如果在搬資料期間還在使用，最後一次匯出之後新增的資料要另外處理。比較單純的做法是選一個時間點，從那之後只在新系統登記；或是把匯出之後的異動另外記下來，上線前補進去。

上線前後，挑幾位你們熟悉的會員，到後台把資料對一遍，包括基本資料、購買紀錄、剩餘點數和到期日。熟悉的會員，你們記得他買過什麼、還剩多少，有出入一眼就看得出來，可以當下處理。

原始檔案要保留。舊系統匯出的檔案和最初的 Excel，存一份不要動，整理時用複製出來的檔案。之後會員對點數有疑問，或是發現哪個欄位搬錯，還有原始資料可以對照。這些檔案裡有會員個資，存放的地方要設好權限，不要在聊天群組裡傳來傳去。

評估時，一起看舊系統怎麼匯出資料

資料能不能順利搬，也要看舊系統匯得出什麼。有的系統可以直接匯出 Excel 或 CSV 檔，也有系統只能匯出報表，或要請原本的系統廠商協助。舊系統如果有合約期限，資料要在到期前匯出來，到期之後可能就登不進去了。

次元創意的服務包含舊系統資料搬移，評估時會一起看舊系統的資料匯出方式。你正在考慮換系統的話，可以加 LINE 傳一張舊資料的欄位截圖給我們，姓名、電話這類個資可以先遮起來。